レポートとダッシュボードのメール送信

• レポートのメール送信
• ダッシュボードのメール送信
• 複数のレポートのメール送信
• メールのスケジュール設定
  • メールのスケジュール設定の編集
• メールのスケジュールの管理

ManageEngine Analytics Plusでは、レポートやダッシュボードをメールで同僚に送信し、共同分析や洞察に満ちた意思決定を行うことができます。

レポートのメール送信

レポートをメールで送信するには、ツールバーからメールオプションを選択して以下の手順を実行します。

• 添付ファイルとして送信するテーブルまたはレポートを開きます。
• メール アイコンの下にある ［このレポートをメールで送信する］ オプションを選択し、次の書式設定のいずれかを選択します。
  • CSV ： レポートの元データがCSV形式の添付ファイルとして送信されます。
  • Excel形式：対象データはExcelファイルとして送信されます。
  • PDF：レポートまたはテーブルのPDF形式で送信します。
  • HTML形式：レポートがHTML形式で送信されます。
  • 画像形式：このオプションはグラフでのみ利用可能で、画像は.pngまたは.jpgファイルとしてメール送信されます。

• 次に表示されるメール設定ページでは、［レポート設定］タブで必要な設定を指定します。メール添付ファイルを保護するパスワードを設定する機能を含め、いくつかのカスタマイズオプションが利用可能です。これを行うには、「パスワードを設定する」チェックボックスを選択し、必要なパスワードを入力します。ただし、このパスワードはアプリケーションインターフェースを通じてユーザーに共有することはできず、個別に共有する必要があります。

  

• 次に、［Eメール］タブで、レポート内容をメールで送信するユーザーのメールアドレスを指定します。メールアドレスを手動で入力し、各行に1つずつ指定することができます。また、「ユーザー/グループを選択する」オプションを使用して、メール送信するユーザーまたはグループを選択することもできます。
• メールのコピーを送信するメールアドレスをCCフィールドに入力してください。

  

• 複数のユーザーやグループにフィルター条件付きでレポートをメール送信することもできます。
• メールの件名または本文をカスタマイズし、「この件名/メッセージをこのワークスペースの初期値に設定する」チェックボックスを使用して、カスタマイズした件名とメッセージを標準に設定することができます。
  メモ： [パスワードの設定] オプションは、レポートを添付ファイルとして送信する場合にのみ機能し、インライン画像形式でメール送信する場合には機能しません。
  このメールのスケジュールを設定して、定期的に送信することもできます。
• 詳細設定：以下の設定を指定することで、メールエクスポートをさらにカスタマイズできます。
  関連する共有フィルター条件を適用する:レポートは、ユーザーにレポートを共有する際に指定されたフィルター条件に基づいてデータをフィルターした後にメール送信されます。
  初期設定のユーザーフィルターを適用する:レポートで使用される初期ユーザーフィルター値に基づいてデータをフィルタリングした後、レポートがメールで送信されます。レポートに標準ユーザーフィルターがない場合、すべてのデータがメールで送信されます。
  レポートにデータがない場合、このメールは送信されません：レポートにデータがない場合、レポートはメールで送信されません。
  件名にメール送信日時を追加:メールを送信した時刻をメールの件名に表示します。
• 送信をクリックすると、指定したユーザーにテーブルまたはレポートが添付ファイルとして送信されます。

ダッシュボードのメール送信

ダッシュボードは、HTMLと PDFの2つのファイル形式でのみ送信できます。

ダッシュボードをHTML形式でメール送信する

• メール送信する対象のダッシュボードを開きます。
• ［メール］>［HTML形式でメール送信する］をクリックするか、または［エクスポート］>［HTML形式でエクス ポートする］>［メール送信する］をクリックします。
• 「HTML形式でメール送信：設定」ウィンドウが開き、［レポートオプション] タブと [メール] タブが表示されます。レポートオプションタブで利用可能なオプションは、HTML形式でエクスポートする場合と同じです。
• ［メール］タブで、ダッシュボードを送信するユーザーのメールアドレスを1行につき1つ指定します。
• ［ユーザーの追加元] リンクを使用して、ダッシュボードまたはワークスペースを共有したユーザーのメールアドレスを選択できます。
• 特定のフィルター条件を適用してレポートをメール送信することもできます。
• メールの件名や本文をカスタマイズすることもできます。また、「このメッセージ/件名をワークスペースの初期値に設定する」チェックボックスを使用して、送信するメール毎にカスタマイズした件名とメッセージを標準に設定することもできます。
• パスワードを設定すると、添付ファイルをパスワードで保護できます。「設定」ウィンドウで ［レポートの設定］タブを選択します。「パスワードを設定する」チェックボックスを選択して、メール添付ファイルのパスワードを入力します。Analytics Plusには、アプリケーションインターフェースでパスワードを共有するオプションはありません。パスワードは別途ユーザーに共有する必要があります。
  メモ：「パスワードの設定」は、レポートを添付ファイルとして送信する場合にのみ機能し、インライン画像形式でメール送信する場合には機能しません。
• このメールのスケジュールを設定して、定期的に送信することもできます。
• 送信をクリックします。

ダッシュボードをPDF形式でメール送信する（ダッシュボードのレイアウト）

ManageEngine Analytics Plusでは、2種類のレイアウトでダッシュボードをPDF形式でメール送信できます。

• ダッシュボードのレイアウト - このオプションを選択すると、ダッシュボードのレイアウトと同じレイアウトでメールが送信されます。
• 各レポートを1ページに1件ずつ記載する - このオプションを選択すると、PDFの新しいページに各レポートを表示する1列レイアウトでダッシュボードをメール送信します。

ダッシュボードをPDF形式でメール送信（ダッシュボードのレイアウト）するには、次の手順を実行します。

メールする対応するダッシュボードを開きます。
ダッシュボードで配置されているのと同じレイアウトでダッシュボードを電子メールで送信するには、[メール] > [PDF形式でメール送信（ダッシュボードのレイアウト）]をクリックします。代替：［メール］-［PDF形式でエクスポート］-［ダッシュボードでのレイアウト］-［メール］を選択して、ダッシュボードをメール送信することもできます。

または

• レポートを1ページに1件ずつ記載する（PDF形式） - [レポート] > [PDF形式でのメール送信（1レポートを1ページに1件ずつ記載）]をクリックすると、各レポートが新しいページに記載されたダッシュボードがメール送信されます。または、[エクスポート] > [PDF形式でエクスポート] > [1ページに1件ずつ記載] > [メール]を選択して、ダッシュボードをメール送信することもできます。
• 「PDF形式でメール送信：設定」ウィンドウが開き、［レポート設定］タブと［メール］タブが表示されます。レポートオプションタブで利用可能なオプションは、PDF形式でエクスポートする場合と同じです。
• ［メール] タブでは、ダッシュボードを送信するユーザーのメールアドレスを1行につき1つずつ指定します。
• ［ユーザーの追加元] リンクを使用して、ダッシュボードまたはワークスペースを共有したユーザーのメールアドレスを選択できます。
• 特定のフィルター条件を適用したレポートをメールすることもできます（レポートを共有するときに使用したフィルター条件がここで適用されます - このヘルプドキュメントを参照してください）。
• メールの件名や本文をカスタマイズすることもできます。この件名/メッセージを標準ワークスペースに初期設定する]チェックボックスを使用して、カスタマイズした件名とメッセージを初期設定することもできます。
• パスワードを設定すると、添付ファイルをパスワードで保護できます。「設定」ウィンドウで［レポートの設定］タブを選択します。「パスワードを設定する」チェックボックスを選択して、メール添付ファイルのパスワードを入力します。Analytics Plusには、アプリケーションインターフェースでパスワードを共有するオプションはありません。パスワードは別途ユーザーと共有する必要があります。
  メモ：「パスワードの設定」オプションは、レポートを添付ファイルとして送信する場合にのみ機能し、インライン画像形式でメール送信する場合には機能しません。
• このメールのスケジュールを設定して、定期的に送信することもできます。
• 送信をクリックします。

複数のレポートのメール送信

複数のレポートをメールで送信する方法は、単一のレポートをメールで送信する方法と同様です。レポートをメールで送信するには、[エクスポート] > [複数のレポートをエクスポートする] > [メールアドレス] を選択するか、次の手順を実行します。

• 添付ファイルとして送信するテーブルまたはレポートを開きます。
• ［メール］>［複数のレポートをメールで送信する］をクリックします。
• 利用可能なオプションのいずれかを選択します。
  • CSV - 元データがCSV形式でエクスポートされ、添付ファイルとして送信されます。
  • PDF - テーブル/レポートはPDF形式でエクスポートされ、添付ファイルとして送信されます。
  • HTML - 表/レポートはHTML形式でエクスポートされ、添付ファイルとして送信されます。
  • 画像形式：グラフはGIFまたはPNG画像としてエクスポートされ、添付ファイルとして送信されます（グラフのみ利用可能）。
• 1件のメール対象：設定：ウィンドウが開きます。
• レポートの設定タブで、メール送信するテーブル/レポートを選択します。標準：すべてのレポートが選択されます。

メモ：複数のレポートをエクスポートする場合、ダッシュボードは含まれません。

• 「メール] タブで、テーブル/レポートを送信するユーザーのメールアドレスを1行ごとに指定します。
• ［ユーザーを追加する］リンクを使用して、レポートまたはワークスペースを共有するユーザーのメールアドレスを選択できます。
• 必要に応じて、件名とメッセージをカスタマイズします。「この件名/メッセージをワークスペースの初期値に設定する」チェック ボックスを使用して、カスタマイズした件名とメッセージを初期値に設定する こともできます。
• パスワードを設定することで、添付ファイルをパスワードで保護できます。「設定」ウィンドウで［レポートの設定］タブを選択します。「パスワードを設定する」チェックボックスを選択して、メール添付ファイルのパスワードを入力します。Analytics Plusには、アプリケーションインターフェースでパスワードを共有するオプションはありません。パスワードは別途ユーザーと共有する必要があります。
  メモ：「パスワードの設定」オプションは、レポートを添付ファイルとして送信する場合にのみ機能し、インライン画像形式でメール送信する場合には機能しません。
• このメールのスケジュールを定期的に設定することもできます（このセクションを参照）。
• 送信をクリックします。

テーブル/レポートは、ユーザーに添付ファイルとして送信されます。

メールのスケジュール設定

レポートを含むメールのスケジュールを定期的に設定することができます。これにより、データの最新情報をユーザーに更新することができます。

メールのスケジュール設定

• 添付ファイルとしてメールで送信する対応するレポートを開きます。
• ［メール] > [このレポートをメールで送信する/複数のレポートで送信する] をクリックし、必要な書式を選択します。
• 次に開く「メール：設定」ウィンドウで、レポートを送信するユーザーのメールアドレスを指定します。
• 「このメールのスケジュールを設定する」セクションで、スケジュールの間隔を設定します。初期設定では、スケジュールは「今すぐ送信（一度のみ）」に設定されます。

  
  
  

• スケジュール名は必須です。

以下の表のとおり、メールのスケジュール設定ではさまざまなオプションを使用して送信間隔を設定できます。

• レポートにデータがない場合、［このメールを送信しない] を選択すると、レポートにデータがない場合、受信者にメールを送信しません。

• レポートは指定した間隔で添付ファイルとして送信されます。

メモ：1つのメールのスケジュール設定に5つのメールアドレスを追加することができます。

メールのスケジュール設定の編集

メールのスケジュールの編集は次のステップで行います。

• 対応するワークスペースからテーブル/レポートを開きます。
• メールのスケジュールの編集をクリックしてください。
• 「メールのスケジュール設定を編集する」ウィンドウが開き、ワークスペースで作成したすべてのスケジュールが［すべてのスケジュール］タブに一覧表示されます。
• ［すべてのスケジュール］タブには、すべてのメールのスケジュールが表示されます。［有効］タブには有効なメールのスケジュール設定のみが表示され、[無効] タブには無効なスケジュールのみが表示されます。
• スケジュールの上にマウスを置くと、スケジュールを編集するためのオプションのリストが表示されます。
  • 編集する - このリンクをクリックしてメール設定画面を開きます。メールの設定とエクスポートの設定を編集するとスケジュールが変更されます。
  • 一時停止 - スケジュールを一時停止する場合はこのリンクをクリックします。
  • 実行する - 一時停止したスケジュールを実行するにはこのリンクをクリックします。
  • 削除 - スケジュールを削除するにはこのリンクをクリックします。
  • 今すぐ送信する - このリンクをクリックするとすぐにレポートを送信します。
• スケジュールに隣接するチェックボックスをクリックして選択し、上部にある対応する編集オプションをクリックしてください。

メモ：メールのスケジュール設定が5回以上失敗した場合、そのスケジュールは無効になります。メールのスケジュール設定が失敗するたびに、あなたのメールアドレスに通知メールが送信されます。

メールのスケジュールの管理

1.メールのスケジュールを管理する方法を教えてください。

Analytics Plusでは、「メールのスケジュール設定の管理」ページから、特定のレポートのメールスケジュールを管理することができます。対象：次の値を下回る：

1. 任意のレポートを開き、［共有］>［メール］>［メールのスケジュールの編集］ をクリックします。

   
   

2. 次に含まれるダイアログには、そのレポートに関係付けるすべてのメールのスケジュール設定が一覧表示されます。各スケジュールには、最後の実行日のステータス、次回の予定日時、スケジュールのステータス、このスケジュールで使用中のスケジュールの設定数など、重要な詳細が表示されます。
3. 有効ボタンをトグルしてメールのスケジュールを有効化または無効化します。
4. スケジュール名の最後にカーソルを合わせると、今すぐ送信、編集、削除などのオプションが表示されます。
   • 今すぐ送信：メールのスケジュール設定に従って即座にメールを送信することができます。
   • 編集：メールのスケジュール情報を編集することができます。
   • 削除：選択したメールのスケジュールを削除することができます。
5. ［すべてのメールのスケジュールを管理］をクリックすると、ワークスペースを作成したすべてのメールのスケジュールを確認できます。詳細は「Workspace Settings-19.How do I manage all the email schedules in the workspace?」を参照してください。

2.ワークスペースのすべてのメールのスケジュールを表示および管理できますか？

Analytics Plusでは、ワークスペース内のすべてのメールのスケジュールを効率的に管理できます。この設定を行うには、サイドペインから［ワークスペース設定］をクリックし、［メールのスケジュール設定］タブに移動します。メールのスケジュールは、管理プロセスを合理化するために、次の3つのグループ分けによって整理されています。

• 名前ごと
• ユーザーごと
• レポートごと

ワークスペースレベルでメールのスケジュールを管理する方法の詳細は、「Workspace Settings-19.How do I manage all the email schedules in the workspace?」を参照してください。