データアーカイブ

データアーカイブでは、対応済み（Closed）ステータスと/または解決済み（Resolved）ステータスのリクエストを、アーカイブとして保管します。大量に貯蓄されたリクエストデータがヘルプデスクのパフォーマンスを妨げている可能性がある場合、データアーカイブは有効です。

アーカイブリクエスト：

アーカイブリクエスト（ステータスがアーカイブに移動したリクエスト）は、アクティブリクエストのリストビューでは表示されなくなります。アーカイブリクエストはアクティブリクエストのレポートと検索オプションを利用できません。アクティブリクエストリスト/検索オプション/レポートは、アーカイブ済みのリクエストを含みません。
アーカイブ済みリクエストは、編集/削除できません。また、アーカイブ済みリクエストのステータスをアクティブなリクエストに戻すことはできません。
アーカイブされたリクエストへの返信は、新規リクエストとして追加されます。既存のアーカイブリクエストのスレッドとしては追加されることはありません。

アーカイブリクエストを表示するには、

データアーカイブを設定するには、

リクエストのステータス：

アーカイブに保存されるリクエストのステータスは、現在のアクティブなリクエストのステータスが反映されます。

完了（Completed） - 技術担当者によって対応済み（Closed）ステータスまたは完了済みステータスにされたリクエストがアーカイブ保存されます。
解決済み（Resolved） - 技術担当者により回答されたが、技術担当者またはユーザによって対応済み（Closed）ステータスに変更されていないResolvedステータスのリクエストがアーカイブ保存されます。
すべてのステータス - リクエストのすべてのステータス（Open、 Closed、 Resolved、Onhold、任意に設定したリクエストステータス）がアーカイブ対象として認識されます。

アーカイブ保存したいステータスを選択します。

期間：

アーカイブ保存されるリクエストの期間は2つの要因から選択可能です。

上記2つの要因を選択してリクエストをアーカイブ保存します。指定された期間より前に作成/完了したリクエストは、次回のアーカイブスケジュールにてアーカイブステータスに移動します。

* 例えば、2010年2月に「リクエストステータスがClosedのみと完了日が次の期間より前：6ヶ月」というアーカイブスケジュールを作成すると、2009年8月までに完了したリクエストがアーカイブステータスに移動します。

* また、2010年2月に「リクエストステータスがすべてのステータスと作成日が次の期間より前：1年前」というアーカイブスケジュールでは、次回のスケジュールプロセスにて、2009年2月以前に作成された全リクエストがアーカイブステータスに移動します。

例外：

データアーカイブ設定には、例外を設定チェックボックスがあります。このオプションでは、例外ルールに適合する特定リクエストを、アーカイブせずにアクティブリクエストとして残すことができます。設定した例外ルールに1つでも適合すれば（OR）、リクエストはアーカイブされません。

特定のパラメータから例外リクエストをルール化します。３つのコンボボックス（カラム名、基準、値）からパラメータを選択します。最初の２つのパラメータは、ドロップダウンメニューから選択しますが、最後のひとつは、ポップアップウィンドウから値を選択します。

新規例外を追加または例外追加アイコンをクリックすると、ルールをさらに追加できます。

例えば、最初のパラメータに「優先度」、次のパラメータに「が～」、三番目のパラメータに「高」を設定すると、優先度「高」のプライオリティはアーカイブされません。

追加した条件は、削除アイコンをクリックして削除できます。

次回のアーカイブ予定：

一致するコンボボックスに日付/時刻を指定してアーカイブプロセスをスケジュール化します。カレンダーと時刻のポップアップボックスから日付を選択します。スケジュールされた日付/時刻から毎日、アーカイブは実行されます。

例えば、2010年2月28日 21:00を選択した場合、28日午後9時以降、毎日午後9時にデータアーカイブが実行されます。

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