ソフトウェアライセンスを管理してコンプライアンス違反を防止

ITIL準拠 ITサービスマネジメント

ソフトウェアライセンス管理とは?

ソフトウェアライセンス管理とは、IT部門・IT管理者が、社内組織で使用されているライセンス付きソフトウェアを最大限活用したり、コンプライアンス違反がないかを確認したりするために、使用状況を監視・管理するための取り組みです。
ソフトウェアライセンス管理の必要性は、組織規模と比例して大きく増してきます。業態によっては、諸規模な組織であっても利用されているソフトウェアの種類が多ければ必要性を感じる場面を感じるのではないでしょうか?

違法ソフトの利用はないか、不要なソフトの購入はないか

ソフトウェアライセンス管理の最大の目的は次の2つです。

  • 不正コピーなどの違法ソフトウェアライセンスの利用防止
  • 適切なITサービスの提供に必要なソフトウェアライセンスの管理

利用を禁止しているソフトウェアの使用の確認やソフトウェア・ライセンスを洗い出し、ITコストの適正化に役立てます。特に従業員数が多ければ多いほどリスクが高まるため、大企業のIT部門にとってライセンス管理は欠かすことのできない重要な管理項目のひとつです。

最悪の場合、損害賠償を請求されることも

現在では、インターネット経由で違法ソフトウェアのダウンロードや、ソフトウェアの不正コピーが難しくない状況のため、悪意のある・なしに関わらず、ユーザーによって不正に配布されたソフトウェアが組織内で利用されてしまうことがあります。違法コピーや不正に配布されたソフトウェアの利用が発覚した場合、開発元から損害賠償を請求されるなどのリスクがあります。

多くの管理者がIT資産管理ツールを導入している

一方で、管理者が社内組織のコンピューター1台ごとに対し、手作業で各種ソフトウェアのライセンス状況を確認することは効率的とは言えません。そのため多くの企業が、ライセンス管理ツールを用いて従業員のライセンス使用状況を管理しています。

また、特に大企業になると、ソフトウェアライセンス管理の担当者は、多くの場合、サーバーやネットワーク機器、PCなど、IT資産全般を管理しています。そのため、導入するツールも、いわゆるIT資産管理機能を搭載したツールとなります。

適切なITサービスの提供とライセンス違反の防止を実現するツール

ManageEngineのITサービスマネジメントツール「ServiceDesk Plus」は、ソフトウェアライセンス管理機能を備えた資産管理ソフトウェアでもあります。見やすいGUIで、社内に展開しているライセンス付きソフトウェアの利用状況の把握・再使用・未使用ソフトウェアの追跡・ソフトウェア証書の管理を行います。

ソフトウェアライセンス管理方法

ServiceDesk Plusでは、ソフトウェアのライセンス管理のために次のような機能を実装しています。

  • ソフトウェアライセンスの利用実態の把握
  • 再使用、未使用ソフトウェアライセンスの追跡
  • ソフトウェアライセンス証書の管理

ソフトウェアライセンスの利用実態の把握

ServiceDesk Plus は、組織にある特定のソフトウェアのすべてのインスタンスを検出しリスト化します。組織内でインストールされているソフトウェアのコピー数と、購入したソフトウェアのコピー数を把握しておくことは、ソフトウェアライセンスの最適化に欠かせないポイントとなります。これらの情報に加え、使用頻度が高いソフトウェアと低いソフトウェアの情報や、ITサービス利用者がどのソフトウェアを集中的に利用しているのかというデータから、ソフトウェアのライセンス不足やライセンスの買い過ぎを防止できます。

ソフトウェアライセンス管理_ソフトウェアの概要ソフトウェアの概要

使用中、未使用ソフトウェアライセンスの追跡

ほとんどの場合、特定の業務に従事するとその業務に関連するソフトウェアが必要になり、ある一定のソフトウェアをインストールしますが、業務が終了するとそのソフトウェアは不要になります。ServiceDesk Plus を使用すれば、このような使用されていないソフトウェアを回収し、必要なユーザーに再配布できます。ソフトウェアの利用状況を監視することで、計画的なライセンス購入ができるようになり、IT関連コストの削減に役立ちます。

ソフトウェアライセンス管理_ソフトウェアリストソフトウェアライセンスリスト

ソフトウェアライセンス証書の管理

同一ソフトウェアであっても、ライセンス購入時期が異なる場合、ライセンス契約内容も異なる可能性があります。同様に、異なるソフトウェアであっても同一ライセンス契約内容に紐付けられていることがあるかもしれません。このようなときには、ServiceDesk Plusのソフトウェアライセンス証書機能を利用すれば、ソフトウェアライセンスに関する契約情報(利用条件、サポート内容、契約期間)を記録しておくことができます。また、契約満了前に、担当者に自動通知メールを送付することも可能なので、ライセンス契約の更新忘れで突然アプリケーションが利用できなくなるなどのトラブルを未然に防ぐことができます。

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