インベントリ管理を簡単に実現するツール

ITIL準拠 ITサービスマネジメント

インベントリ管理とは?

インベントリ管理とは、IT管理部門・IT管理者が社内のIT環境を監視・管理するために社内組織に接続するすべてのIT資産や、資産の活用状況を一カ所から可視化する取り組みです。

インベントリを作成・継続的に更新し管理することで、社内にあるIT資産の一覧表を作成するばかりではなく、機器ごとのステータス(利用中/在庫/修理中)や、廃棄状況などもタイムリーに確認できます。

この取り組みはIT資産管理とも深く結びついており、組織のIT資産の活用状況を把握するためにも重要です。

インベントリ管理の課題

しかし、インベントリ管理をExcelなどで手作業で行うことには限界があります。例えば、どの情報の更新が必要なのかが不明確になると、Excel上に古い情報と最新の情報が混在してしまいます。そのため、現状の正確な把握ができなくなってしまいます。また、管理対象が増えるほど管理が煩雑になってしまう可能性があります。

そこで、自動的にインベントリを作成するツールを用いることで、これらの課題を解決できます。

インベントリ管理を簡単に実現するツール

ManageEngineのITサービスマネジメントツール「ServiceDesk Plus」は、インベントリ管理機能を備えた統合的なサービスマネジメントソフトウェアです。直感的に使いやすい画面で、社内組織に接続しているIT資産の一覧や、個別のステータスを簡単に見える化します。簡易的な減価償却機能も備えているため、ITコストの把握にも役立ちます。また、購入した資産だけにとどまらず、リース資産の管理も可能です。

ServiceDesk Plusでできること

インベントリ(製品一覧表)の作成

社内の管理製品タイプ一覧製品タイプ一覧

組織のネットワーク上には、様々な販売元が提供する製品が存在し、それらはすべて製品タイプに分類されます。たとえば、「プリンター」は複数の販売元が提供する製品の総称です。ServiceDesk Plusで作成できる製品リストでは、製品をタイプに分類し、管理する機能を実装しています。

  • 社内で管理している全資産の製品一覧表を作成します。
  • ServiceDesk Plusの購買管理で発注し納品された資産を自動的に製品一覧に登録します。
  • 必要に応じて製品、製品タイプを追加できます。

資産ステータスの確認

資産管理概要_資産ステータス管理資産のステータス管理

現在、組織内にある資産がどのようなステータスであるかを管理できます。たとえば「在庫」ステータスのサーバーが多いようであれば、サーバーの新規購入を見直すなどのIT予算の利用計画に役立ちます。また、「廃棄」済みの資産情報も保持できるため、過去にどのような資産を購入し、その資産がどのように運用されていたかを履歴として参照できます。

ステータスの初期設定
  • In Store:現在は「在庫」で利用されていない資産
  • In Use:現在「利用中」の資産
  • In Repair:現在「修理中」で利用されていない資産
  • Expired:「有効期限切れ」で利用できない資産
  • Disposed:「廃棄済み」で利用できない資産

総所有コストの確認

資産管理概要_総所有コストの確認総所有コスト(TCO)の確認

資産の購入コスト・変更コストの記録や簡易的な減価償却の設定ができるので、資産の導入、維持・管理に掛かった総コストの傾向の把握・算出に役立ちます。

資産使用者の確認

資産に配布先の部署/使用者を設定することで、現在の資産の利用者を把握します。ActiveDirectoryからServiceDesk Plusにユーザー情報をインポートしている場合は、ワークステーションに最後にログインしたユーザーを使用者として自動的に割当てます。

また、ServiceDesk Plusには、現在の使用者が記録できるだけでなく、使用者履歴を保存できるので、過去にどの部署でだれが利用していたかを把握するのにも有効です。

リモートコントロール

ServiceDesk Plusのリモートコントロール機能を利用して、サーバー/クライアントPCのデスクトップ画面にアクセスできます。遠隔地にあるマシンを直接操作できるので、すぐに状況の確認や解決作の適用が対応可能です。

リース資産の管理

資産がリースの場合は、資産ごとにリース開始日とリース満了日を設定できます。リース満了日が近づくと任意の宛先にアラートメールを自動送付できるので、リースの終了によるライセンスの失効及びコンプライアンスの違反を回避できます。

製品タイプの分類

資産管理概要_製品タイプの分類製品タイプの分類

製品ごとにタイプを設定できます。必要に応じてIT資産ではない資産(オフィスのデスクや椅子など)もServiceDesk Plus上に記録できます。

製品タイプ
  • Asset:資産。資産は、IT資産と非IT資産にわけられる
  • Component:マウスやキーボードなど製品単体で利用しない備品
  • Consumable:プリンターのインクや用紙などの消耗品

資産グループ管理

資産管理概要_動的グループ作成ぺージ動的グループ作成

ServiceDesk Plusでは、ユーザーのニーズに合わせて様々なグループを作成し、数ある資産をグループ毎に管理することができます。グループの種類は「静的グループ」と「動的グループ」があります。静的グループでは異なるタイプの資産を自由に選択し1グループとして管理します。動的グループは資産を分類する条件を設定し、その条件を満たす資産を1グループとして管理します。

  • 静的グループ:Windows XP、Linux、プリンターなど異なる資産を1グループとしてまとめて管理
  • 動的グループ:全てのWindows XPワークステーション、1GB RAM以下のワークステーション、Intel Mobile Centrino プロセッサーのワークステーションなど、条件を満たす資産を1グループとして管理