IT資産管理ツールの導入で、コスト削減とセキュリティ強化を実現

IT資産管理の必要性

IT資産管理とは、サーバー・PCなどのハードウェアや、それらにインストールされているOS・アプリケーションなど、ITサービスに関連するすべてのコンポーネントを管理する活動のことです。事業活動を支える多くのIT資産は、会社全体の利益を生み出すための原資とも言えます。ITサービスマネジメントを効果的に実施していくためには、IT資産の利用状況を正確に把握することが求められます。

IT資産管理ツールは必須の時代に

上記のようなIT資産はどの企業・組織においても増えています。一方で、サイバー攻撃の被害も年々深刻化しており、一つひとつのIT資産を厳密に管理していく必要があります。例えば、退職した従業員からPCが返却された際に、貸与したPCではなく別のPCが返却され、後に本来の貸与PCから企業データが漏えいする…というケースも、今や極端な例ではなくなっています。

• ハードウェア：コンピューターの管理番号/メーカー/シリアル番号/使用拠点や部署/使用者名など
• ソフトウェア：コンピューターにインストールされているOSの名称とバージョン/アプリケーションの名称とバージョンなど
• ライセンス：購入済みライセンスの名称とバージョン/認証番号/有効期限/使用許諾契約書など

これらの項目をExcelなどに手作業で記録していくのは限界があります。社員ユーザーが入退職するたびに、あるいは新しくPCを購入するたびに管理項目を編集・作成。ソフトやアプリケーションがバージョンアップするたびに情報を更新。誰かがUSBフラッシュメモリを購入するたびにシリアル番号を入力。

このような入力・更新作業は非常に手間と時間がかかりますが、サイバー攻撃や情報漏えいのリスクを低減させるには必須の管理作業となります。そこでIT資産管理ツールを導入することで、膨大かつ面倒なIT資産管理を大幅に効率化・確実化させることができます。

参考ページ：IT資産管理を今日からすぐに始められる簡単ツール2選

IT資産管理のよくある課題

IT資産管理ツールを導入していない企業・組織の場合、以下のような課題に直面することがよくあります。

• Excelなどで台帳を作成しており最新情報の維持に手間がかかる
• 一部のハードウェア・ソフトウェアしか管理できていない
• ライセンス管理ができておらずコンプライアンス違反の恐れがある
• Excel入力の際に、セルを読み間違えて別の社員の情報を入力したかもしれない

また、IT資産管理を適切に実施していないことで、組織のコストを最適化することができません。

• 社内にあるPCの台数が不明
• ソフトウェアライセンスの契約数と実際の利用人数がわからない

上記のような現状があると「新入社員用のPCを余分に調達してしまった」「ほとんど利用されていないライセンスを契約し続けていた」など、無駄なコストを支払ってしまう恐れがあります。これでは限りある予算を最適に活用できません。

そして強く懸念されるのがセキュリティリスクです。一例として、コスト節約のために、新しい社員ユーザーに古いPCを貸与したとします。もしそのPCに脆弱性のあるソフトウェアがインストールされたままの場合、ウイルスの入り口になってしまう可能性もあります。

• 悪意のあるソフトウェアを知らずに利用しランサムウェアに感染
• USBメモリを紛失した際に詳細な記録がなく、どのようなデータが入っていたのか確認できない

コンプライアンス違反のリスクについても注意が必要です。ソフトウェアは著作権法で保護されており、契約しているライセンスよりも多く利用してしまった場合、ソフトウェア会社から訴えられる場合があります。そのような事態を防ぐためにも、インストールしているソフトウェアと利用しているPCの管理番号を紐づけて、詳細に記録していく必要があるのです。

事業活動の成長に役立つITサービス運用を行うためには、組織内のIT資産をIT資産管理ツールを導入して正確に管理し、適切な投資活動を行うことが大切です。

IT資産管理ツールの導入メリット

IT資産管理ツールを導入することで、正確かつ詳細なIT資産管理を実行でき、IT資産の一元管理を行うことで組織の無駄やリスクを浮き彫りにできます。

①コスト面での導入メリット

詳細なIT資産管理によって、使用頻度の少ないPCやプリンターがわかるだけでなく、あまり使用していないソフトウェアやアプリケーションも判明します。ライセンスを適正な利用数に是正したり、無駄なハードウェア購入も見直すことができます。また、老朽化しているハードウェアを把握しやすくなることで、インシデントの発生も防ぎやすくなります。

②セキュリティリスクの低減

誰がどのようなIT資産をどう利用しているのか可視化できるのがIT資産管理ツールの大きな導入メリット。ソフトウェアにおいては利用状況を把握でき、脆弱性のあるソフトウェアのアンインストール状況も確認できます。また万が一PCやUSBメモリの盗難・紛失が発生した場合にも、ハードウェアの場合には利用を制限し、記憶媒体の場合は警察への紛失届を出す際にも迅速に情報を提供でき、影響をできるだけ抑えることも可能です。

③ソフトウェアを適正かつ有効に使える

IT資産管理ツールによって、ライセンス数の無駄を見直すだけでなく、アプリケーションの期限切れによる業務への支障をくい止めたり、アップデートの一括管理なども実行できます。購入したソフトウェアを有効活用しやすくなります。ITサービスマネジメントツール「ServiceDesk Plus」では、これらの導入メリットを網羅できる機能を揃えており、課題を解決し、面倒なIT資産管理を簡単に効率化することが可能です。

ITSMの品質を向上させるIT資産管理ツール

ITサービスマネジメントツール「ServiceDesk Plus」は、組織内にあるさまざまなコンポーネントを効率的に管理できるIT資産管理機能を備えたツールです。

ネットワークスキャンやCSVインポートを利用して資産情報を手軽に登録できるため、IT管理者の負担を軽減します。ライセンスの契約情報や、資産の貸出に関する情報も合わせて管理可能です。

登録されているIT資産の詳細を確認することができます

ServiceDesk Plusの資産管理機能

ServiceDesk Plusに搭載されている資産管理機能のうち特に代表的な7つの機能を紹介します。

便利機能①｜IT資産管理

• 資産の利用状況・在庫状況を管理して、購入済み資産のライフサイクルを把握します。
• 資産の導入コストやライフサイクルの中で発生するコストなど資産の総コストとその要因の情報を保持します。
• 資産の所有者を記録します。
• リモートコントロール機能で組織内のワークステーションにアクセスします。
• 資産のリース情報に基づき、リースの有効期限が迫ると技術担当者にアラートメールを送付します。
• IT資産/非IT資産/コンポーネント/消耗品の情報を一元管理します。
• CSVファイルから資産情報をインポートします。
• 新規・既存資産に対してバーコードを生成し管理します。
• あらかじめ設定した条件を基に資産を自動的にグループ分けします。

Windowsワークステーション情報

便利機能②｜資産情報収集

• Windowsドメインスキャン機能でドメイン内のWindowsマシンをスキャンします。
• Windowsマシン以外にもLinux/Macや、そのほかのネットワークデバイス（プリンター/スイッチ/ルーター/アクセスポイント）をスキャンします。
• エージェントレスでのスキャンをサポートします。
• ネットワークに接続されていないワークステーションをスキャンします。
• 分散型資産スキャンで複数の拠点にあるマシン情報をスキャンしセントラルサーバーに集めます。
• スケジュールスキャン機能で定期的にスキャンを実行します。
• ネットワーク上にあらたに追加されたマシンをスキャンします。
• ネットワーク上にあるハードウェアとソフトウェアの変更情報を記録します。
• ネットワーク上にあるハードウェアとソフトウェアの変更を技術担当者に通知します。
• 一定期間スキャンされなかったマシンのレポートを取得します。

資産情報収集

便利機能③｜ソフトウェア管理

• ソフトウェアをタイプ別（管理/禁止/シェアウェア/フリーウェア）に分類・管理します。
• 禁止タイプのソフトウェアのインストールを技術担当者に通知します。
• マシンごとのソフトウェアの使用率を表示します。
• 使用率の低いソフトウェアのインストール情報を表示します。

ソフトウェア管理画面

便利機能④｜ソフトウェアライセンス管理

• ソフトウェアライセンスをタイプ別（individual/enterprise/volume/CAL）に分類・管理します。
• ソフトウェアのインストール数とソフトウェアライセンスの購入数を基に、管理ソフトウェアのコンプライアンスを保持します。
• ソフトウェアの新旧バージョンをグループ化して管理します。
• 拠点ごとにソフトウェアライセンスを管理します。

ソフトウェアライセンス管理画面

便利機能⑤｜インベントリレポート

• 標準の資産レポートがあらかじめ作成されています。
• 任意の表/マトリクスレポートを作成できます。
• 資産のサマリ/スキャンレポートを取得できます。
• クエリレポート機能を利用して資産の詳細レポートを取得できます。
• レポートをPDF/CSV/XSL/HTML形式のファイルにエクスポートできます。
• 拠点ごとにレポート作成できます。

インベントリレポート画面

便利機能⑥｜購買管理

• 購買管理機能を利用した購買発注書を追跡します。
• 購買承認者による承認プロセスを組み込んでいます。
• 購買のコストセンター情報とGLコード（総勘定元丁）を保持します。
• 購買発注書の納期を通知します。
• 購買発注書で購入した品目を資産管理に移動します。
• 購買発注書に組織独自のカスタムフィールドを追加できます。

購買管理画面

便利機能⑦｜契約管理

• 資産とソフトウェアライセンスの契約を管理します。
• 契約の有効期限が近づくと技術担当者に通知メールを送付します。

契約管理画面

ServiceDesk PlusのIT資産管理ツールとしての強み

ServiceDesk Plusは、IT資産管理ツールに限定した機能を搭載するのではなく、ITサービスマネジメントツール（ITSMツール）としての幅広い機能をあわせ持っています。ITSMのプロセスと連動した資産管理機能を持つことで、IT資産管理ツールとしての使い方に広がりがあります。多岐にわたったIT資産が組織の様々な場所で利用されている現在のビジネスにおいては、ServiceDesk Plusのような他のプロセスと紐づけられるIT資産管理ツールが効果を発揮します。

報告される障害と発生機器の情報を簡単に関連付け

ITサービスマネジメントツール ServiceDesk Plus は、サービスデスク機能と資産管理機能を実装しているので、IT部門に報告される問題とその障害発生機器の情報を簡単に関連付けられます。ワンクリックでワークステーション情報を確認できるため、インシデント報告後に障害が発生している機器情報をあらためて収集する必要がありません。ServiceDesk Plusに装備されたIT資産管理ツールを利用することで、サポート担当者が速やかにインシデントに対応できるようになり、障害発生から現象解決までのダウンタイムを削減します。

WindowsとLinuxのインベントリ情報を追跡

さらに、ServiceDesk Plusは、WindowsとLinuxワークステーションのハードウェア情報とソフトウェア情報のインベントリ追跡機能を装備しています。Windowsマシンの場合は、ドメインごとにネットワーク上にあるIT資産（IPアドレスをもつ機器）を自動的に検出します。ドメインに参加していないWindowsワークステーション、Linuxワークステーション、その他機器は、指定されたIPアドレス範囲で、自動的に取得します。各機器にエージェントをインストールする必要がないため、ビジネス部門のITサービス利用者に配布済みのIT機器であっても容易に検出できます。また設定周期ごとに自動でスキャンを実行し、インベントリ情報を更新するため、常に最新の資産リストを参照できます。

定期的なレポート出力

社内で管理しているIT資産（ハードウェア、ソフトウェア）情報は、レポートとして出力できます。スケジュールレポート機能を利用すれば、定期的にインベントリレポートを任意の宛先に送付できます。

ManageEngineなら統合エンドポイント管理も可能

IT資産管理機能は、ManageEngine 統合エンドポイント管理ソフト「Endpoint Central」でも利用できます。マルチOS・多数のサードパーティアプリケーションに対応しています。詳細は製品WEBサイトをご参照ください。