問題管理ツールでシステム化!すぐ始めるなら ServiceDesk Plus

ITIL準拠 ITサービスマネジメント

問題管理ツールとは?エクセル管理からの脱却

問題管理ツールとはインシデントを引き起こす原因にたいして解決策や回避策を明らかにするプロセスを効率化するシステムです。ツールを導入する多くの管理者が、エクセルなどによる管理に限界を感じツール導入に踏み切っています。その時に選択するツールが、問題管理機能だけでなく、インシデント管理機能など、 ITサービスマネジメントに必要な機能をあわせ持つサービスデスクツールです。

 
ServiceDesk Plusの問題管理

気軽にはじめられる問題管理ツール

ManageEngineが提供するServiceDesk Plusも問題管理機能をもつITSMツールのひとつです。クラウド版も選べていつでも気楽に試せる上、管理者にとってもユーザーにとってもわかりやすいシンプルな管理画面を開発することなく構築することができます。

ServiceDesk Plusで実現するITSMの問題管理

問題管理の位置づけ
ITSMにおける問題管理の位置づけ

ここからは、ServiceDesk Plusでどのようなワークフローが展開できるのかを、具体的にご紹介していきます。

問題管理ワークフロー

ITサービスマネジメントツールであるServiceDesk Plusの問題管理機能では、理想的なITSMの運用の中で問題管理プロセスを構築できます。

Step 1: 問題の識別

ServiceDesk Plusに問題を起票する前に、まずは、根本原因を突き止めて解決したい事象を洗い出します。たとえば、ServiceDesk Plusのヘルプデスクレポート機能でインシデントの傾向を分析し、頻発しているインシデントや将来的に業務に重要な影響を与えそうな現象を解決すべき問題として取り上げます。

Step 2: 問題の記録

根本原因を解明すべき問題が洗い出されたら、ServiceDesk Plusに問題の情報を記録します。

問題入力用のWebフォームからの起票

根本原因から解決すべき問題が出てきたら、担当者はServiceDesk Plusのフォームから問題を起票します。ファイルの添付もできます。

インシデントからの起票

既存のインシデントの情報を引き継いで、問題の起票が簡単にできます。情報を一から入力し直す手間が省けて、スムーズにエスカレーションできます。問題には複数のインシデントを関連付けられます。

さらに、起票された問題には、複数のインシデントを関連付けることができます。

ServiceDesk Plus 既存インシデントからの問題作成ServiceDesk Plus 既存インシデントからの問題作成

Step 3: 問題の分類

問題の内容を基に、問題を分類します。

デフォルトで、問題のカテゴリー・緊急度・業務への影響・関連するITサービス/IT資産などを設定する項目(フィールド)が用意されています。

さらに、必要に応じて、追加フィールドを任意で設定できます。

ServiceDesk Plus 問題の分類ServiceDesk Plus 問題の分類

Step 4: 優先度の設定

問題の分類情報を基に問題の優先度付けを行います。インシデント同様、問題の解決期日も設定できます

Step 5: 問題の調査と診断

問題の分類が完了したら、問題の根本原因究明のための調査を開始します。

問題の症状を記録する

問題によりどのような現象が発生しているのか詳細を記録します。

問題の業務への影響を特定・記録する

問題が業務に与えている影響を記録します。影響を与えている部署や社員だけでなく、影響による業務の遅延情報なども仔細に記録します。

問題の根本原因を特定・記録する

問題の根本原因が解明されたらServiceDesk Plusに根本原因を入力します。

ServiceDesk Plus 問題の分析結果の入力ServiceDesk Plus 問題の分析結果の入力
タスクの作成

問題の原因究明と解決にかかる作業をタスクとして問題に登録します。複数のタスクを作成して、親子関係を設定できます。また、タスクには問題の担当者とは別にタスクの作業者を割り当てられるので、複数の担当者が関わる場合にも対応できます。

Step 6: ソリューションの記録

問題の調査と診断の次は一時的な回避策と恒久的な解決策を特定します。

回避策(ワークアラウンド)を記録する

問題の根本原因が特定され一時的な応急措置である回避策が打ち出されたら、ServiceDesk Plusに「ワークアラウンド」として登録します。「ワークアラウンド」はナレッジベースに保存されるので、サービスデスクの担当者間で共有できます。なお、回避策が打ち出された問題は「既知のエラー」としてServiceDesk Plusに登録します。

ServiceDesk Plus 問題を既知のエラーとしてマークServiceDesk Plus 問題を既知のエラーとしてマーク
恒久的な解決策(ソリューション)を記録する

問題の根本原因を取り除く恒久的な解決策は、ServiceDesk Plusのナレッジベースに「ソリューション」として登録します。もし、問題の根本的な解決にITサービス/ITシステムの変更が必要な場合は、問題から変更要求(RFC)を作成し、変更管理で変更作業を進めます。

Step 7: 問題のクローズ

問題のソリューションが実装されたら問題をクローズします。

問題をクローズする条件として、一部の項目(フィールド)の記入を必須にすることができます。

また、問題のクローズ時に、関連するインシデントをまとめてクローズできるとともに、インシデントの担当者と報告者に通知メールを送付するよう設定もできます。

ServiceDesk Plus 問題の対応済みルールServiceDesk Plus 問題の対応済みルール

ManageEngine ServiceDesk PlusはPink Elephant社のPinkVERIFY™よりITIL®の「資産管理(Asset Management)」「インシデント管理(Incident Management)」「変更管理(Change Management)」「要求実現(Request Fulfillment)」4つのプロセスで認証を受けています。

※ITIL(IT Infrastructure Library®)はAXELOS Limitedの登録商標です。