資産の貸出しに関するおすすめの活用方法
作成日：2025年2月28日 | 更新日：2025年4月30日
動作確認日：2025年3月3日
対象のEdition：Enterprise Edition
概要
資産を貸出す際のおすすめの活用方法をご案内いたします。
目次
使用する機能
サービス要求：ITサービスに関する「サポート・調達・情報・ドキュメント」の提供を求めるユーザーからのリクエスト（依頼）を指し、サービスの要求からクローズまでを一元管理できます。
資産の貸出し機能：指定した期間、ユーザーへ資産を貸出し、それを記録として残すことができます。
上記の機能により、資産の貸出し依頼から貸出し完了、貸出資産の返却までを一元管理することができます。
業務フロー
サービス要求/資産の貸出し機能を使用した簡単な業務フローは以下のとおりです。
- ユーザーが資産の貸出し依頼を起票します。
- 技術担当者が資産の貸出し依頼と貸出し希望資産を確認し、貸出し登録を行います。
- ユーザーに資産を貸出し、資産の貸出し依頼をクローズします。
- 貸出し期限が終了した後、資産の返却処理を行います。
設定
上記の業務フローのとおりに運用するには以下の設定を行います。
すべての資産から貸出し可能な資産の選択
- ［資産］→［すべての資産］または各製品タイプをクリックし、資産の一覧を表示します。
- ユーザーに対して貸出し可能な資産のチェックボックスにチェックを付けます。
- ［アクション］→［貸出し可能にする］をクリックします。
詳細は、「資産貸出し」をご覧ください。
貸出し用のサービス要求テンプレートの作成
- ［管理］→［テンプレート＆フォーム］→［サービスカテゴリ］をクリックします。
- ［新規サービスカテゴリの追加］をクリックして新しいサービスカテゴリを追加するか、既存のサービスカテゴリを選択します。
- ［新規サービステンプレート］をクリックして、貸出し用テンプレートを作成します。
- 「ドラッグ＆ドロップフィールド」から資産の貸出しに必要なフィールドを作成し、テンプレートに挿入します。
例：貸出し希望資産フィールド、貸出し希望日時フィールド、資産返却日時フィールド
・貸出し希望資産フィールド
・貸出し希望日時フィールド
・資産返却日時フィールド
- ［保存］をクリックします。
詳細は、「サービス要求テンプレートの設定」をご覧ください。
「貸出し待ち」ステータスの追加
- ［管理］→［カスタマイズ］→［ヘルプデスク］→［ステータス］→［新規ステータス］をクリックします。
- 以下のように設定して保存します。
詳細は、「ステータスの設定」をご覧ください。
資産貸出し通知の有効化
- ［管理］→［自動化］→［通知ルール］→［資産］をクリックします。
- 「資産貸出し通知」セクションに移動します。
- 「資産貸出しが満了するとき、技術担当者と資産の貸出先ユーザーへ通知する」や、その他必要な通知ルールを有効化します。
- 必要に応じてテンプレートを編集します。
- ［保存］をクリックします。
詳細は、「通知ルールの設定」をご覧ください。
資産の貸出し受け付け用返信テンプレートの作成
- ［管理］→［テンプレート＆フォーム］→［返信テンプレート］→［新規返信テンプレート］をクリックします。
- 「テンプレート名」、「件名」、「メッセージ」を入力して保存します。
※件名/メッセージに「$」を入力すると変数を使用できます。
詳細は、「返信テンプレートの設定」をご覧ください。
具体例
詳細な業務フローは以下のとおりです。一例ですので、組織の運用に応じてフロー等をご変更ください。
- ユーザーが依頼者ポータルから貸出し用のサービス要求テンプレートを使用して、資産の貸出し依頼を起票します。
- 技術担当者がユーザーからの資産の貸出し依頼を確認します。
- ［資産］→［資産貸出し］→［貸出し可能なすべての資産］→［貸出し可能資産］から資産を確認します。
- 貸出し可能な資産があれば、チェックボックスにチェックし、［新規貸出し］をクリックします。
- 「新規貸出し」フォームに必要な情報を入力し保存します。
- 資産の貸出し依頼へ戻り、ユーザーに資産の貸出しを受け付けた旨を返信して、資産の貸出し依頼のステータスを「貸出し待ち」に変更します。
- 資産をユーザーに貸出した後、資産の貸出し依頼のステータスを「Closed」に変更します。
- 資産の貸出し後、通知ルールでの設定により、貸出し期限の終了前後でユーザー/技術担当者に通知が送信されます。
- ユーザーは資産の貸出しを延長するか終了するかを判断し、技術担当者へ連絡します。
- 技術担当者は［資産］→［資産貸出し］→［貸出し登録］より、該当資産の延長/返却処理を行います。
