AssetExplorer Cloudのスタートアップガイド
IT資産管理ツール
スタートアップガイド ～AssetExplorer Cloudのご利用手順～
はじめに
ManageEngine AssetExplorer Cloudは、クラウド型のIT資産管理サービスです。組織内に分散して存在するハードウェアやソフトウェアなどのIT資産を簡単かつ手軽に管理できます。資産のディスカバリやインベントリ管理機能の他、購買管理、構成管理（CMDB）など、資産管理で役立つ機能を備えています。
以下の流れに沿って本サービスを評価、導入します。
ステップ 1
アカウント登録
■ブラウザー要件の確認
AssetExplorer Cloudへのアクセスには、以下のブラウザーをご利用ください。最新バージョンの利用を推奨します。
- Google Chrome
- Mozilla Firefox
- Microsoft Edge
- Zoho Ulaa
■サインアップ
Zohoアカウントをお持ちでない場合は、サインアップページからサインアップを行います。
※サインアップ時に入力した「会社名」が最初のインスタンス名となります。後述の「■インスタンスの設定」でインスタンス名を変更できます。■サインイン
上記よりサインアップ後、または既にZohoアカウントをお持ちの場合、サインアップページの「サインインする」からサインインします。
＜評価版に関する留意事項＞
評価期間中の30日間は、すべての機能を無償でご利用できます。評価期間終了後は、「Free Edition（無料版）」に自動で切り替わります。Free Editionでは管理できるIT資産の数が制限されます。
評価版の試用期間、年間ライセンスの期限が切れた際の挙動ステップ 2
初期設定
■インスタンスを作成
拠点ごとにインスタンスを作成することで、ユーザーや資産などの情報を環境ごとに管理できます。サインアップ直後、インスタンスが自動で1つ作成されます。
- 作成前のセットアップ画面で「サンプルデータでAssetExplorer Cloudを体験しましょう」にチェックを付けると、ユーザーや資産にサンプルデータが追加されます。
※サンプルデータもライセンス消費対象としてカウントされるため、本番環境でのセットアップではチェックを外すことを推奨します。 - サインアップ時に入力したメールアドレス宛てに以下の件名でメールが届きます。メール本文の「アカウントのアクティベート」リンクをクリックします。
件名：ServiceDesk Plusのアカウントをアクティベート - サインアップ時に入力したパスワードを使用して、アカウントを認証します。認証に成功したら「サインインを続ける」をクリックします。
※アカウントの認証画面でサービス名が「ServiceDesk Plus」と表示される場合があります。 - AssetExplorer Cloudの画面が表示されます。
■インスタンスの設定
インスタンス名やロゴの画像、タイムゾーンなど、インスタンス固有の設定をします。
■組織の詳細設定
組織の国や拠点/支社、部署など組織編成や固有の情報を設定します。管理対象の資産に対して、設定したサイトや部署に関連付けることができます。
■メールサーバーを設定
資産の貸出し期限が近づいた際や、購買注文書が承認/却下された際など、AssetExplorer Cloudからユーザーに通知するために設定します。以下のいずれかを設定できます。
- AssetExplorer Cloudのネイティブメールサーバー
- カスタムメールサーバー（ユーザー独自）
■ユーザーと役割の追加
AssetExplorer Cloudを利用するユーザー（ユーザー、技術担当者）と、ユーザーに割り当てる役割（権限）を設定します。
- 作成前のセットアップ画面で「サンプルデータでAssetExplorer Cloudを体験しましょう」にチェックを付けると、ユーザーや資産にサンプルデータが追加されます。
ステップ 3
資産管理
～事前準備～
■資産の製品タイプとステータスを確認
- 製品タイプ
資産を分類する製品タイプを事前に確認および任意に追加します。 - 資産のステータス
管理する資産のステータスを事前に確認および任意に追加します。
■自動化
資産管理における自動化設定を事前に行います。
- 通知ルール
特定のイベントが発生した際に、ユーザーまたは技術担当者に通知します。デフォルトではすべて無効化されています。 - トリガー
指定した条件およびイベントの発生タイミング（追加、編集、削除）にあわせて、特定の宛先に通知やWebhookを送信します。 - 資産の自動割り当て
資産をスキャンした際に、最新のログイン情報に基づいてユーザーを資産に割り当てます。 - ライフサイクル
資産のステータスを段階的にどのように遷移させるか定義、管理します。 - ワークフロー
資産のステータスが遷移する際に、特定のアクションを実行するよう自動化します。
■資産の追加
以下の各方法で資産を追加します。
- IT資産の追加
以下の方法でIT資産を追加します。「手動追加」以外の方法では、事前にプローブをインストールする必要があります。 - 非IT資産の追加
データのインポート機能を使用します。
参考ナレッジ：ライセンス消費対象の「IT資産」の定義
■資産グループを作成
製品タイプとは別に特定の用途や目的ごとに資産をグループ化します。
～運用～
■資産のアクション
- 資産の貸出し
IT資産、非IT資産、コンポーネントなど、登録している資産をユーザーや部署に貸出し、そのステータスや期間を管理します。貸出し対象とする資産を事前に指定した後に貸出し処理を行います。
※技術担当者が資産の貸出し処理や返却処理を行い、資産台帳のステータス管理として使用します。AssetExplorer Cloudから資産の貸出しを依頼する機能は実装されていません。 - 資産の割り当て情報を確認
ユーザーまたは部署に割り当てられている資産や消耗品、ソフトウェアライセンスを一覧で表示します。 - 資産の補充
保有している資産が一定数を下回った際に、特定の技術担当者に通知します。「保有している資産」とはステータスが「In Store（在庫あり）」を指します。 - 資産の確認応答（承認）
資産をユーザーに割り当てた際に、ユーザー本人がその資産を本当に所有しているか確認します。 - 資産の監査
組織で管理している資産の所在やステータスの確認および棚卸しを行い、正確な情報を維持します。
- 製品タイプ
-
ソフトウェア管理
CMDB
購買管理
契約管理
ステップ 4
ソフトウェア管理
資産のスキャンにより検出したソフトウェアや、個別に登録したソフトウェア、ライセンスを管理します。
■ソフトウェアタイプ/カテゴリー、ライセンスタイプ/メーカーを確認
デフォルトで登録されているソフトウェアやライセンスタイプ、販売元（メーカー）などを事前に確認および任意に追加します。
■自動化 ー 通知ルール
資産のスキャンにより禁止（prohibited）タイプのソフトウェアを検出した際や、ライセンス期限が切れる前に技術担当者に通知するか設定します。
■ソフトウェアの手動追加
ソフトウェアやソフトウェアスイートを手動で追加します。プローブでスキャンされたソフトウェアは自動で追加されます。
■ソフトウェアライセンスの追加
ソフトウェアライセンスの情報（メーカーやライセンスタイプ、オプションなど）を追加します。
■ライセンス契約の追加
ソフトウェアライセンスに契約情報（メーカーや契約番号など）を関連付けて管理します。
ステップ 4
CMDB
構成管理データベース（CMDB）では、資産の一覧を表示する資産管理とは異なり、組織のITシステムのCI（構成アイテム）間の関係性を可視化します。
～事前準備～
■CIタイプやCIのインパクト、ダウンタイムのタイプを確認
デフォルトで登録されているCIタイプ、インパクト/ダウンタイムタイプなどを事前に確認および任意に追加します。
■自動化 ー 通知ルール
CIのダウンタイム（メンテナンス）がスケジュールされた際や、開始/終了前に通知します。
■CIの追加、同期
CMDBを構成するCIを以下の方法で追加します。
～運用～
■CI関係の追加と関係マップの表示
基準となる1つのCIとそれに関連するCIとのつながりを可視化します。
■ビジネスビューの作成
関係マップをベースに、複数階層にわたるCIの関係性を保存します。
ステップ 4
購買管理
資産の購買に関する一連のプロセス（購買注文書の作成→承認→発注→納品→請求書登録）を一元的に管理します。
～事前準備～
■事前設定
- デフォルト値の設定
購買注文書に入力するデフォルト値（税率、配送先住所など）や購買を行う部門/コストセンター、GLコード（勘定科目コード）を設定します。 - 販売元や製品の登録
購買注文書で選択する販売元（メーカー）や製品、サービス情報を登録します。 - 購買注文書テンプレートの設定
購買注文書を作成する際に使用するテンプレートを設定します。入力する項目名の変更や必須化を行います。追加フィールド機能から、テンプレートに追加する項目を作成することもできます。
■自動化
～運用～
■購買注文書の作成
購買注文書（PO/Purchase Order）を新規に作成します。
■購買注文書の承認
承認権限を持つ技術担当者が、作成された購買注文書の承認依頼を承認/却下します。
■購買品目の注文
承認された購買注文書をもとに、品目を発注します。特定のメールアドレスにメール通知することも可能です。
■購買品目の受領
注文した品目を受け取り、受領ステータスに変更します。
■請求書、支払い情報の追加
最後に、購買注文書の詳細画面右上の［アクション］→［注文書を対応済みに設定する］をクリックしてクローズします。
ステップ 4
契約管理
資産の販売元（メーカー）との保守サポート/メンテナンス契約、ライセンス/サブスクリプション契約などを一元的に管理します。
～事前準備～
■事前設定
- 契約IDとタイプの設定
契約IDのプレフィックスや契約タイプを設定します。 - 販売元の登録
契約作成時に選択する販売元を登録します。 - 契約テンプレートの設定
契約情報を作成する際に使用するテンプレートを設定します。入力項目名の変更や必須化を行います。追加フィールド機能から、テンプレートに追加する項目を作成することもできます。
～運用～
■契約の作成
テンプレートを使用して、契約情報を登録します。有効期限が切れる前の通知設定もあわせて行います。
■契約の関連付け
- 資産、ソフトウェアライセンス、購買注文書との関連付け
作成した契約を既存の資産や購買注文書と関連付けます。 - 親子契約の関連付け
1つの取引先（販売元）と複数の契約を結ぶ場合など、関連する契約を親子関係で集約します。
■契約の更新
次回の契約情報を更新します。契約を更新すると新たに契約一覧に追加されます。
- デフォルト値の設定
ステップ 5
ダッシュボードとレポート、その他の設定
ダッシュボードやレポートを使用して、AssetExplorer Cloudで管理している資産や購買管理、契約管理など、各モジュールごとの包括的なステータスや必要な情報を表示します。
■ダッシュボード
デフォルトで資産、ソフトウェア、購買、契約モジュール専用のダッシュボードとウィジェットが用意されています。複数のモジュールに関連するウィジェットを1つにまとめたダッシュボードを作成することもできます。
■レポート
事前に定義されているレポートタイプの他、カスタマイズしたレポートの作成、特定のメールアドレスに定期的にレポートファイルを送信するスケジュール設定が可能です。
■その他の設定
- テーマカラーの設定
AssetExplorer Cloudのレイアウトや色、フォントタイプを設定します。ユーザープロファイル設定から、表示言語や日時フォーマットを変更することもできます。 - 監査ログ
AssetExplorer Cloudの「管理」画面で行われた操作を記録します。日時や操作内容、実行者情報を一覧で表示します。
- テーマカラーの設定
ステップ 6
評価中や運用中に困ったら
ご利用中の不明点は、以下のドキュメントを参照いただくか、サポート窓口までお問い合わせください。
ステップ 7
評価が終わったら
評価期間が終了すると、AssetExplorer Cloudは無料版（Free Edition）に移行します。
評価版の試用期間、年間ライセンスの期限が切れた際の挙動■購入にお進みいただく場合
Free Editionに移行後でもライセンスを有効化することで、製品版に移行できます。製品の購入に関して、お見積りをご希望の場合やご質問、ご要望がある場合は、以下のフォームから弊社営業までお気軽にお問い合わせください。
購入に関するお問い合わせフォーム■購入をお見送りする場合
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詳細は、サービス規約の「休眠ユーザーアカウントに関するポリシー」欄をご参照ください。